۲۰+ نمونه نامه اداری پرکاربرد (رسمی و گویا)+ آموزش تایپ نامه رسمی و نکات مهم نامه نگاری

نمونه نامه اداری (قالب نامه اداری) چیست؟

نمونه‌نامه یا قالب نامه اداری، الگوی استانداردی از متن رسمی است که برای مکاتبه میان سازمان‌ها، شرکت‌ها و ادارات استفاده می‌شود. این قالب شامل بخش‌های مشخصی مانند عنوان، مقدمه (شروع نامه با بسمه‌تعالی و خطاب محترمانه)، بدنه اصلی (بیان خواسته یا توضیح مورد)، و پایان (عبارت‌های تشکر، نام، سمت، امضا و تاریخ) است. رعایت این ساختار باعث می‌شود نامه از نظر نگارش، ادبیات و قالب ظاهری منظم و قابل قبول در نظام اداری باشد.

در واقع، قالب‌نامه اداری راهنمایی برای نحوه نوشتن نامه‌های رسمی است تا نویسنده بدون اشتباه یا سردرگمی، متن خود را با لحن محترمانه، ساده و قانونی تنظیم کند. استفاده از این قالب به ایجاد ارتباط مؤثر، کاهش خطاهای نگارشی، و افزایش اعتبار مکاتبات کمک می‌کند؛ ازاین‌رو داشتن نمونه‌نامه و آشنایی با قالب استاندارد آن برای هر کارمند یا مدیر امری ضروری است.

چگونه در ۳ گام ساده یک نامه اداری و رسمی بنویسیم؟

۱. نحوه شروع نامه اداری و رسمی

نامه‌های اداری معمولاً با عباراتی چون «بسمه‌تعالی» یا «به نام خداوند» آغاز می‌شوند. پس از آن نام و سمت مخاطب نوشته می‌شود.

نمونه:

بسمه‌تعالی

جناب آقای …… / سرکار خانم ……

مدیر محترم …… / ریاست محترم ……
اگر نام شخص را نمی‌دانید، فقط سمت او را ذکر کنید. البته بهتر است نام را از قبل استعلام نمایید.

پس از مخاطب، عبارت‌هایی مانند «با سلام و احترام» یا «با سلام، احتراما به استحضار می‌رساند» آورده می‌شود و سپس بدنه‌ی نامه شروع می‌گردد.

نکته: واژه‌ی «استحضار» برای مقامات بالاتر به‌کار می‌رود؛ اما اگر دو واحد هم‌سطح مکاتبه دارند، بهتر است تعبیرهایی چون «به اطلاع می‌رساند» یا «به آگاهی می‌رساند» استفاده شود.

۲. بدنه نامه

در بخش بدنه، موضوع نامه را کوتاه، شفاف و بدون جملات اضافی یا اعتراضی بنویسید. هر جمله باید مستقیماً به هدف نامه مربوط باشد.

در صورت نیاز به توضیحات بیشتر، متن را حداکثر در سه تا چهار خط بیان نمایید.

زبان نامه باید مودبانه و غیرامری باشد تا درخواست حالت احترام‌آمیز پیدا کند.

توصیه می‌شود نامه در صفحه A4 تایپ شود تا فضای کافی برای دستور و پاراف مدیر وجود داشته باشد. اگر چند درخواست دارید، آن‌ها را با شماره‌بندی در بندهای جداگانه ذکر کنید.

نمونه:

اینجانب ……………… جهت تأسیس واحد جدید فروش محصولات شرکت، تقاضای دریافت وام از آن واحد محترم دارم.

خواهشمند است دستور فرمایید پرونده اینجانب بررسی و در صورت امکان نسبت به پرداخت وام اقدام گردد.

۳. نگارش بخش پایانی

در انتهای نامه معمولاً عباراتی چون «با تشکر»، «با احترام»، «با سپاس از توجه شما» نوشته می‌شود. اگر نامه‌ی شما جنبه‌ی درخواست ندارد، استفاده از عبارت تشکر الزامی نیست.

سپس در پایین صفحه، در سمت چپ یا زیر متن، نام و نام خانوادگی، سمت (در صورت وجود)، امضا و تاریخ نوشته می‌شود. در موارد خاص ممکن است اثر انگشت نیز لازم باشد.

چند نکته مهم در تایپ نامه اداری:

نامه‌ها عموماً در کاغذ A4 تایپ می‌شوند.
ادبیات باید کاملاً رسمی و بدون غلط املایی باشد.
در مناسبت‌های خاص ملی یا مذهبی می‌توانید در ابتدای نامه عبارتی متناسب بنویسید؛ مثلاً در ماه رمضان:با آرزوی قبولی طاعات و عبادات شما
متن اصلی را با کمی تورفتگی (کلید Tab) از سمت راست آغاز کنید.
از مقدمه‌چینی یا توضیحات غیرضروری پرهیز کنید.
طول پاراگراف‌ها را کوتاه و منظم نگه دارید تا نامه خواناتر باشد.

اگر دوست دارید ۷ مهارت بین‌المللی ICDL (مبانی کامپیوتر، ویندوز ، اینترنت، ورد، پاورپوینت، اکسل و اکسس) را به صورت کاملا رایگان یاد بگیرید و گواهینامه ICDL دریافت کنید، همین الان بر روی تصویر زیر کلیک کنید. 

۲۸ نمونه نامه اداری و رسمی آماده (قالب آماده نامه اداری و رسمی)

۱. نمونه نامه درخواست افزایش حقوق

بسمه‌تعالی
جناب آقای / سرکار خانم ………

رئیس محترم ………

موضوع: درخواست افزایش حقوق

با سلام و احترام

ضمن تبریک آغاز سال نو و آرزوی سلامتی برای جنابعالی و خانواده محترم، به استحضار می‌رساند اینجانب ……… که از تاریخ ……… در واحد ……… با سمت ……… مشغول به کار هستم، طی این مدت تلاش کرده‌ام وظایف خود را با پشتکار و صداقت انجام دهم.

با توجه به شرایط اقتصادی و افزایش هزینه‌های زندگی، خواهشمندم در صورت صلاحدید، دستور فرمایید نسبت به بررسی افزایش حقوق اینجانب در واحد مربوطه اقدام گردد.

با سپاس از حسن توجه و همکاری شما.

نام و نام خانوادگی – امضا – تاریخ

▬▬▬▬▬▬▬▬▬▬▬▬▬▬

۲. نامه درخواست وام یا مساعده حقوق

بسمه‌تعالی
جناب آقای ………

رئیس محترم امور کارکنان

موضوع: درخواست وام یا مساعده حقوق

با سلام و احترام

اینجانب ………، کارمند شماره ……… در واحد ………، به‌دلیل بروز مشکلات مالی درخواست دریافت مبلغ ……… ریال وام / مساعده حقوق را دارم.

خواهشمند است دستور فرمایید مبلغ مذکور به‌صورت اقساط ماهانه به میزان ……… ریال طی مدت ……… ماه از حقوق اینجانب کسر گردد.

از همکاری و مساعدت جنابعالی پیشاپیش سپاسگزارم.

نام و نام خانوادگی – امضا – تاریخ

▬▬▬▬▬▬▬▬▬▬▬▬▬▬

۳. نامه درخواست استخدام یا همکاری

بسمه‌تعالی

مدیر محترم اداره کارگزینی شرکت ………

با سلام و احترام

پیرو آگهی استخدام منتشرشده در روزنامه ……… مورخ ………، آمادگی خود را برای همکاری در بخش ……… آن شرکت اعلام می‌دارم.

سوابق کاری و تحصیلی اینجانب شامل تحصیل در رشته ……… و گذراندن دوره‌های مرتبط، همچنین تسلط به زبان انگلیسی و مهارت‌های ارتباطی و کاری در رزومه پیوست درج شده است.

امیدوارم صلاحیت‌ها و توانایی‌های اینجانب مورد توجه مدیریت محترم قرار گیرد و امکان همکاری فراهم شود.

با سپاس از وقتی که برای بررسی درخواست اینجانب اختصاص می‌دهید.

نام و نام خانوادگی – امضا – تاریخ

▬▬▬▬▬▬▬▬▬▬▬▬▬▬

۴. نامه درخواست مرخصی

بسمه‌تعالی

جناب آقای ………

مدیر محترم کارگزینی

موضوع: درخواست مرخصی

با سلام و احترام

احتراما به اطلاع می‌رساند اینجانب ………، به‌علت ……… نیاز به دو روز مرخصی از تاریخ ……… تا ……… دارم. خواهشمند است در صورت موافقت، دستور فرمایید اقدامات لازم انجام شود.

از توجه و همکاری شما پیشاپیش سپاسگزارم.

نام و نام خانوادگی – امضا – تاریخ

▬▬▬▬▬▬▬▬▬▬▬▬▬▬

۵. نامه درخواست خرید لوازم اداری

بسمه‌تعالی

جناب آقای / سرکار خانم ………

مدیر محترم امور ………

موضوع: درخواست خرید اقلام اداری

با سلام و احترام

نظر به فرسودگی برخی تجهیزات و نیاز واحد ……… به اقلام جدید، خواهشمند است دستور فرمایید نسبت به خرید و جایگزینی موارد موردنیاز اقدام گردد.

با تشکر از توجه شما

نام و نام خانوادگی – امضا

▬▬▬▬▬▬▬▬▬▬▬▬▬▬

۶. نامه قطع همکاری

بسمه‌تعالی

جناب آقای / سرکار خانم ………

کارشناس محترم بخش ………

موضوع: اعلام پایان همکاری

با سلام

احتراما نظر به پایان مدت قرارداد کاری شما در تاریخ ………، بدین‌وسیله اعلام می‌گردد ادامه همکاری شرکت با جنابعالی از تاریخ فوق منتفی است.

خواهشمند است جهت انجام امور تسویه‌حساب به واحد اداری مراجعه فرمایید.

با سپاس از زحمات و همکاری‌های انجام‌شده.

نام و نام خانوادگی – سمت – امضا

▬▬▬▬▬▬▬▬▬▬▬▬▬▬

۷. نامه درخواست بازگشت به کار

بسمه‌تعالی
جناب آقای / سرکار خانم ………

مدیر محترم امور اداری

موضوع: درخواست بازگشت به کار

با سلام و احترام

احتراما به استحضار می‌رساند اینجانب ……… به کد پرسنلی ……… که از تاریخ ……… در شرکت ……… با سمت ……… مشغول کار بوده‌ام، به‌دلیل شرایط خاص ناگزیر به استعفا در تاریخ ……… شدم.

با توجه به برطرف شدن مشکلات گذشته، درخواست دارم در صورت موافقت حضرت‌عالی، نسبت به بازگشت اینجانب به کار اقدام گردد.

متعهد می‌شوم از زمان شروع مجدد همکاری، وظایف خود را با دقت و مسئولیت انجام دهم.

با سپاس و احترام

نام و نام خانوادگی – امضا – تاریخ

▬▬▬▬▬▬▬▬▬▬▬▬▬▬

۸. نامه اداری درخواست گواهی سابقه کار

بسمه‌تعالی
مدیریت محترم امور اداری شرکت …………
با سلام و احترام
اینجانب …………، با شماره پرسنلی …………، که از تاریخ ………… تا ………… در واحد ………… مشغول به کار بوده‌ام، خواهشمند است دستور فرمایید گواهی سابقه کار اینجانب جهت ارائه به سازمان ………… صادر گردد.
با سپاس فراوان
نام و نام خانوادگی – تاریخ و امضا

▬▬▬▬▬▬▬▬▬▬▬▬▬▬

۹. نامه اداری درخواست تمدید قرارداد

بسمه‌تعالی

جناب آقای …………
مدیر محترم منابع انسانی
موضوع: تمدید قرارداد همکاری
با سلام و احترام
اینجانب ………… که از تاریخ ………… در واحد ………… با سمت ………… مشغول به کار هستم، با توجه به پایان یافتن قرارداد فعلی در تاریخ …………، خواهشمند است در صورت صلاحدید، نسبت به تمدید قرارداد همکاری اقدام فرمایید.
با تشکر و احترام
نام و نام خانوادگی – تاریخ و امضا

▬▬▬▬▬▬▬▬▬▬▬▬▬▬

۱۰. نامه اداری درخواست اصلاح اطلاعات پرسنلی

بسمه‌تعالی
رییس محترم امور کارکنان
موضوع: اصلاح مشخصات پرسنلی
با سلام و احترام
احتراما به استحضار می‌رساند در اطلاعات پرسنلی اینجانب شماره ملی اشتباهاً ………… ثبت شده است. خواهشمند است دستور فرمایید نسبت به اصلاح آن در پرونده استخدامی اقدام گردد.
با تشکر
نام و نام خانوادگی – تاریخ و امضا

▬▬▬▬▬▬▬▬▬▬▬▬▬▬

۱۱. نامه اداری درخواست صدور تسویه‌حساب

بسمه‌تعالی
مدیر محترم مالی شرکت …………
با سلام و احترام
بدین‌وسیله تقاضا دارم نسبت به صدور تسویه‌حساب مالی اینجانب، به جهت پایان همکاری در تاریخ …………، اقدام فرمایید.
با تقدیم احترام
نام و نام خانوادگی – تاریخ و امضا

▬▬▬▬▬▬▬▬▬▬▬▬▬▬

۱۲. نامه اداری درخواست آموزش ضمن خدمت

بسمه‌تعالی

جناب آقای / سرکار خانم …………
مدیر محترم آموزش
موضوع: درخواست شرکت در دوره آموزشی
با سلام و احترام
نظر به اهمیت به‌روز بودن اطلاعات شغلی و افزایش توانمندی‌های کاری، خواهشمند است با شرکت اینجانب در دوره آموزشی ………… موافقت فرموده و دستور مقتضی را صادر فرمایید.
با سپاس فراوان
نام و نام خانوادگی – تاریخ و امضا

▬▬▬▬▬▬▬▬▬▬▬▬▬▬

۱۳. نامه اداری درخواست تجهیزات رایانه‌ای

بسمه‌تعالی
مدیریت محترم فناوری اطلاعات
موضوع: تأمین تجهیزات مورد نیاز رایانه‌ای
با سلام و احترام
احتراماً به اطلاع می‌رساند سیستم رایانه‌ای موجود در واحد ………… دارای مشکلات سخت‌افزاری بوده و موجب کندی در انجام وظایف می‌گردد؛ خواهشمند است دستور فرمایید نسبت به تأمین و جایگزینی یک دستگاه رایانه جدید اقدام شود.
با تشکر و احترام
نام و نام خانوادگی – امضا

▬▬▬▬▬▬▬▬▬▬▬▬▬▬

۱۴. نامه اداری درخواست صدور حکم ارتقای شغلی

بسمه‌تعالی
جناب آقای …………
مدیر محترم امور اداری
موضوع: درخواست ارتقا سمت
با سلام و احترام
اینجانب ………… با توجه به سابقه ………… سال خدمت مستمر و رضایت مدیران مربوطه، تقاضا دارم در صورت صلاحدید نسبت به بررسی و صدور حکم ارتقا به سمت ………… اقدام فرمایید.
با سپاس فراوان
نام و نام خانوادگی – امضا

▬▬▬▬▬▬▬▬▬▬▬▬▬▬

۱۵. نامه اداری درخواست استعفا

بسمه‌تعالی
مدیر محترم عامل شرکت …………
با سلام و احترام
احتراما بدین‌وسیله استعفای خود را از سمت ………… اعلام می‌نمایم. از مساعدت‌ها و همکاری‌های جنابعالی در طول دوران خدمت کمال تشکر را دارم و خواهشمند است دستور فرمایید امور تسویه‌حساب و ترک کار طبق ضوابط انجام پذیرد.
با احترام
نام و نام خانوادگی – امضا – تاریخ

▬▬▬▬▬▬▬▬▬▬▬▬▬▬

۱۶. نامه اداری تشکر از همکاری واحد دیگر

بسمه‌تعالی
ریاست محترم واحد …………
با سلام و احترام
بدین‌وسیله از همکاری صادقانه و مسئولانه آن واحد محترم در اجرای طرح ………… صمیمانه تشکر می‌گردد. امید است با ادامه این تعامل سازنده، شاهد پیشرفت هرچه بیشتر مجموعه باشیم.
با تقدیم احترام
نام و سمت – امضا

▬▬▬▬▬▬▬▬▬▬▬▬▬▬

۱۷. نامه اداری درخواست صدور کارت پرسنلی

بسمه‌تعالی
ریاست محترم امور اداری
موضوع: صدور کارت پرسنلی جدید
با سلام و احترام
احتراماً نظر به فرسودگی کارت پرسنلی اینجانب، خواهشمند است دستور فرمایید کارت جدید با مشخصات به‌روز صادر گردد.
با سپاس فراوان
نام و نام خانوادگی – امضا

▬▬▬▬▬▬▬▬▬▬▬▬▬▬

۱۸. نامه اداری اعلام تغییر نشانی محل سکونت

بسمه‌تعالی
مدیر محترم منابع انسانی
موضوع: تغییر محل اقامت
با سلام و احترام
به استحضار می‌رساند نشانی محل سکونت اینجانب از تاریخ ………… به آدرس جدید ………… تغییر یافته است. خواهشمند است دستور فرمایید نسبت به اصلاح مشخصات در پرونده اقدام گردد.
با تشکر و احترام
نام و نام خانوادگی – امضا

▬▬▬▬▬▬▬▬▬▬▬▬▬▬

۱۹. نامه اداری درخواست گواهی پایان دوره آموزشی

بسمه‌تعالی
ریاست محترم واحد آموزش
موضوع: گواهی پایان دوره
با سلام
احتراماً خواهشمند است گواهی پایان دوره آموزشی ………… که اینجانب در تاریخ ………… با موفقیت گذرانده‌ام، جهت ارائه به واحد نیروی انسانی صادر شود.
با سپاس فراوان
نام و نام خانوادگی – امضا

▬▬▬▬▬▬▬▬▬▬▬▬▬▬

۲۰. نامه اداری اطلاع‌رسانی درباره قطعی اینترنت

بسمه‌تعالی
ریاست محترم فناوری اطلاعات
با سلام و احترام
احتراماً به اطلاع می‌رساند از تاریخ ………… شبکه اینترنت واحد ………… دچار قطعی مکرر شده است. خواهشمند است نسبت به بررسی و رفع مشکل اقدام مقتضی مبذول فرمایید.
با تشکر
نام و نام خانوادگی – امضا

▬▬▬▬▬▬▬▬▬▬▬▬▬▬

۲۱. نامه اداری درخواست افزایش بودجه بخش

بسمه‌تعالی

مدیر محترم مالی سازمان …………
موضوع: درخواست افزایش بودجه واحد …………
با سلام و احترام
با توجه به افزایش هزینه‌های جاری و ضرورت اجرای بهتر امور در بخش …………، خواهشمند است دستور فرمایید در برآورد بودجه سال جاری، مبالغ مورد نیاز این واحد در نظر گرفته شود.
با سپاس
نام و نام خانوادگی – امضا

▬▬▬▬▬▬▬▬▬▬▬▬▬▬

۲۲. نامه اداری معرفی کارآموز به واحد آموزشی

بسمه‌تعالی

ریاست محترم واحد آموزش
موضوع: معرفی کارآموز
با سلام و احترام
بدین‌وسیله جناب آقای / سرکار خانم ………… دانشجوی رشته ………… جهت گذراندن دوره کارآموزی در آن واحد محترم معرفی می‌گردد. خواهشمند است مساعدت لازم مبذول فرمایید.
با احترام
نام و سمت – امضا

▬▬▬▬▬▬▬▬▬▬▬▬▬▬

۲۳. نامه اداری درخواست ارسال مدارک بیمه

بسمه‌تعالی

مدیریت محترم امور مالی و بیمه
موضوع: ارسال مدارک جهت تمدید بیمه
با سلام و احترام
احتراماً خواهشمند است دستور فرمایید نسخه جدید گواهی بیمه نامه‌های مربوط به کارکنان واحد ………… به این مدیریت ارسال گردد تا نسبت به تمدید آنها اقدام شود.
با تشکر و احترام
نام و نام خانوادگی – امضا